Sistem Berkas

Berkas adalah entitas dari data yang disimpan di dalam sistem berkas yang dapat diakses dan diatur oleh pengguna. Sebuah berkas memiliki nama yang unik dalam direktori di mana ia berada. Alamat direktori dimana suatu berkas ditempatkan diistilahkan dengan path.

Sistem berkas yaitu suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan.

PENGORGANISASIAN BERKAS

Data yang disimpan ke media penyimpanan eksternal di komputer harus diorganisasikan agar data tersebut dapat diambil kembali (retrieve) untuk selanjutnya dilakukan pengolahan. Ada 4 macam pengorganisasian file, yaitu (1) sequential, (2) relative, (3) index sequential, dan (4) multi key. Yang mana yang akan dipilih, tentunya dengan mempertimbangkan bagaimana data tersebut kelak akan diproses.

SEQUENTIAL ORGANIZATION FILE

Sequential (=berurutan), record pertama yang dmasukkan akan menempati posisi pertama di media penyimpanannya, dan seterusnya. Jika akan dilakukan pemanggilan record yang telah disimpan (retrieval), maka komputer akan selalu membaca dari record pertama hingga ditemukanya record yang dicarinya. Keefisienan pembuatan organisasi seperti ini adalah jika semakin besar nilai dari jumah record yang akan diolah dibagi dengan jumlah record keseluruhannya (diistlahkan dengan perhitungan hit ratio) maka akan semakin efisien. Sebagai gambaran, jika semakin banyak lagu yang akan kita dengar dari sebuah kaset, maka akan semakin menguntungkan menggunakan kaset itu dibanding jika kita hanya ingin mendengar satu lagu (apalagi letaknya di paling akhir) dari kaset itu.
   
RELATIVE ORGANIZATION FILE
   
Jika pada organisasi file sequential digambarkan sebagai sebuah kaset, maka organisasi file relatif digambarkan sebagai sebuah compac disk (CD). Kita bisa langsung memilih lagu mana yang akan kita dengarkan tanpa harus didahului (mendengarkan) lagu sebelumnya. Relatif dapat diartikan langsung. Pengorganisasian relatif memungkinkan kita memproses record yang mana saja secara langsung tanpa harus melalui (membaca) record-record yang lainnya.

INDEXED SEQUENTIAL ORGANIZATION FILE

Penyusunan data dengan organisasi indexed sequential dapat digambarkan sebagai meyusun kata dalam sebuah kamus. Kita dapat mencari kata dalam kamus secara sequential maupun dengan memanfaatkan indeksnya.
   

MULTI KEY ORGANIZATION FILE

Organisasi file jenis ini memungkinkan kita mengakses data dengan menggunakan banyak atribut kunci (key field). Pengorganisasian ini hampir sama dengan organisasi file relatif, bedanya, pengorganisasian relatif hanya memiliki sebuah key field, sedang organisasi ini memiliki lebih dari satu key field. Hal ini dilakukan karena banyak pengguna data yang akan mengakses data yang sama tetapi  sesuai dengan keinginannya masing-masing. Misalkan, terhadap data tabungan di bank, nasabah menggunakan nomor PIN untuk melakukan transaksi atas data tersebut, sedangkan pegawai bank ada yang menggunakan nomor rekening, ada yang menggunakan jumlah tabungan dan sebagainya, sesuai dengan tujuannya masing-masing.

 
PENGAKSESAN DATA
   
Data yang sudah disimpan dapat diakses melalui teknik pengaksesan secara sequential maupun direct. Semua bentuk organisasi file dapat diakses secara sequential, tapi organisasi file sequential tidak dapat diakses secara direct. Akses secara direct memerlukan key field untuk mendapatkan sebuah record yang dicari, sedangkan organisasi file sequential tidak memiliki (tidak memerlukan) key field. Pengaksesan data dapat dilakukan secara batch, maupun secara iterative. Proses pemberian nilai untuk data Daftar Nilai Semester (DNS) dilakukan secara batch, yaitu, semua nilai dari dosen dan dari proses scanning (jawaban di kertas OMR) dikumpulkan terlebih dulu. Setelah semua terkumpul, barulah diproses nilainya dan dicetak DNS seluruhnya untuk dibagi kepada mahasiswa. Sedangkan proses pencetakan Kartu rencana Studi (KRS) dilakukan secara iterative (dikenal dengan istilah on-line). Setiap mahasiswa yang telah selesai mengisi KRS akan mendapatkan cetakan KRS secara langsung tanpa harus menunggu semua mahasiswa melakukan pengisian KRSnya.

Istilah-istilah dasar yang digunakan dalam system berkas :
Data : Representasi dari fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, angka, huruf dan lain sebagainya.
Elemen data : salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi karakteristik seperti tipe ( Char, nomor, kode ) dan panjang karakter atau digit.
Item Data : Referensi nama dan himpunan karekteristik elemen-elemen data yang menggambarkan suatu attribute, atau tempat menyimpan setiap attribute dari sebuah entitas.
Entitas : ekumpulan Objek yang terbatas / terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa di bedakan dari lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian. Contoh : entitas mobil, mahasiswa, nilai ujian dll
Attribut : Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas. Seluruh attribute harus cukup untuk menyatakan identitas objek atau dengan kata lain kumpulan attribute dari setiap entitas dapat mengidentifikasikan keunikan suatu individu. Contoh : entitas mobil terdiri dari attribute no polisi, no registrasi, jenis mobil, tahun pembuatan, bahan bakar yang digunakan, dll
Field : Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data, atau seuatu elemen yang memiliki attribute dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa diakses.
Record : Lokasi penyimpanan yang terbuat dari rangkaian field yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan beberapa entitas.
File : Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan himpunan entitas
Akses Data : Satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik record-record dalam file penyimpanan.